On utilise tour à tour les termes dématérialisation voire numérisation, et digitalisation. Au fil des ans, ces termes se sont affinés dans leur usage mais restent ambigus. Ils veulent à peu près dire la même chose, mais de façon différente. Nous vous proposons d’éclaircir l’usage des termes dématérialisation vs. Digitalisation.

Dématérialisation

On parle de dématérialisation quand on numérise des documents papiers en vue d’en extraire les données. Plus que scanner des documents, on effectue un traitement informatique pour en récupérer les données afin de les utiliser. La dématérialisation des documents règle de cette façon le problème de stockage et d’archivage sous forme papier des entreprises. Ainsi, la dématérialisation aide à tendre vers une entreprise « zéro papier ». Bien entendu, cette pratique de dématérialisation est encouragée par le gouvernement et entourée par une règlementation. Elle s’accompagne de la mise en place d’une GED (Gestion Électronique des Documents) et d’un SAE (Système d’Archivage Électronique). Plus d’infos sur la dématérialisation vous pouvez visiter l’url https://www.bluemega.com/reussir-la-dematerialisation-des-documents/

Digitalisation

Le terme de digitalisation provient de l’anglais. Digit en anglais signifie chiffres. Alors oui, on connaît le débat numérique vs. Digital parce qu’en français, le terme digital est un adjectif faisant référence aux doigts. Mais le fait est que la numérisation enferme trop le terme sur la dématérialisation de documents. Sans rentrer dans le débat, disons qu’on utilise plus volontiers le terme de digitalisation pour parler de la transformation du système global de communication d’une entreprise.

La digitalisation c’est en fait partir des besoins métier et y répondre avec des outils digitaux qui sécurisent et automatisent les processus en exploitant la data. La data, c’est-à-dire les données que l’entreprise peut récolter et traiter, est véritablement au centre de la digitalisation

Dématérialisation vs. Digitalisation

La digitalisation va donc bien au-delà de la transformation de documents papiers en documents numériques. En fait, la dématérialisation des documents n’est qu’une étape de la digitalisation d’une entreprise.

Exemple concret de digitalisation

Imaginons une agence immobilière quelconque. Ses bureaux croulaient sous les archives de contrats et de baux en format papier. L’agence immobilière a pu vider ses stocks physiques grâce à la dématérialisation de tous ses documents et leur archivage informatique. L’agence était satisfaite de gagner de la place et d’avoir à disposition toute la data de ses transactions immobilières. Elle aurait pu en rester là et continuer à travailler de façon conventionnelle avec des contrats papiers, à condition de numériser chaque contrat signé, histoire de ne pas stocker de nouveaux papiers et de récupérer de la nouvelle data. Cependant le processus de signature de contrat demeurait long : parapher, signer, contresigner, renvoyer par courrier, etc.

C’est alors qu’elle a entrepris de se « digitaliser » ; équipés de tablettes contenant la solution. Les agents immobiliers font maintenant lire et signer les baux et les contrats immobiliers directement sur des documents numériques. Le traitement de la data est alors immédiat, sûr et sécurisé, l’étape papier est complètement supprimée des processus. Voilà !