Réception de mariage, baptême, anniversaire ou autres : Plus besoin d’un professionnel de l’évènementiel pour réussir les préparatifs. Voici nos astuces organisation pour vous aider et assurer la réussite de vos préparatifs.

S’inspirer des tendances pour trouver la bonne thématique

Tout commence par la thématique de votre réception. C’est la base de la décoration, des invitations, de l’ambiance et même du menu que vous allez proposer à vos invités. Donc, voici nos astuces organisation pour cette première étape :

• Faites des recherches en ligne pour trouver les nouvelles tendances.
• Lisez les magazines concernant le genre de réception que vous souhaitez organiser : mariage, baptême, etc.
• Prenez des rendez-vous avec des organisateurs évènementiels. Même si vous ne comptez pas les engager, ils peuvent vous donner quelques idées.
• Posez des questions autour de vous : Vos connaissances et vos amis peuvent avoir de bonnes idées à vous proposer.

Les seules tendances ne suffisent pas. La thématique de votre évènement doit avant tout vous plaire. Ainsi, vous trouverez de bonnes idées pour le reste des préparatifs. Et, vous vous sentirez plus à l’aise lors de l’évènement.

Tenir les délais pour réussir sa réception

La réussite de votre réception dépend aussi de votre capacité à tenir les délais. Voici quelques idées :

• Les invitations :  1 mois avant le jour J
• La confirmation des venues des invités : Au moins 2 semaines à l’avance
• La réservation des salles : Il est préférable de le faire 1 an à l’avance. Mais, vous pouvez aussi trouver de beaux endroits à quelques mois du jour J.
• La réservation des prestataires : Plusieurs mois avant la date de la réception. Cela vaut pour les traiteurs, les animateurs, etc.

Nos astuces organisation pour faire le tri pour vos invités

Organiser une réception est avant tout une question de budget. Mais, cela dépend aussi du nombre d’invités que vous allez inviter. La question étant : Comment faire le tri ?

• Vous ne pouvez pas éloigner les parents et la famille proche : Frères et sœurs, parents, etc.
• Il y a aussi les amis que vous côtoyez souvent et qui sont presque devenus des membres de la famille.

Mais tout dépend aussi du genre de réception que vous souhaitez avoir. Pour une cérémonie intime, vous pouvez vous contenter des liens du sang. Le tout est de bien expliqué à ceux que ne vous comptez pas convier les raisons de votre décision.

Comment gérer votre budget ?

Enfin, qu’en est-il de la gestion de votre budget ? Voici nos astuces organisation :

• Fixez-vous un budget maximum réaliste à ne pas dépasser et que vous pouvez réunir en temps et en heure. Adaptez ensuite vos choix en conséquence.
• Dispatchez cette somme entre les différents postes de dépenses : décoration, traiteur, salle, invitation, animateur, etc.
• Comparez toujours les prix avant de choisir vos prestataires et vos accessoires. La concurrence du marché vous permet de trouver des tarifs intéressants combinés à une excellente qualité de service.
• Faites les courses vous-même. Vous évitez ainsi les surfacturations. Et, vous pouvez négocier directement avec les revendeurs ou les prestataires pour être sûr d’avoir les services et les produits au meilleur prix.

Vous devez souvent payer un acompte pour les réservations. Mais, si les prestataires vous demandent le versement de l’ensemble de la somme avant même l’exécution du service, passez votre chemin. L’acompte devrait être au maximum de 50 %. Le reste sera dû après que vous ayez profité de la prestation. Cela permet aussi de créer une relation de confiance entre vous.

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter de passer un excellent moment pendant votre réception.